Et virtuelt kontor i København giver din virksomhed en firmaadresse uden udgiften til et fast fysisk kontor. Det kan passe godt, hvis du arbejder hjemmefra, hos kunder eller forskellige steder i løbet af ugen. Men når du sammenligner løsninger, er det ikke nok at se på bynavnet og månedsprisen.

Det afgørende er, om adressen kan bruges til virksomhedens formål, og om postservicen passer til din hverdag. Her er de spørgsmål, du bør afklare, før du vælger.

Hvor i København ligger adressen?

En adresse i København kan ligge på Østerbro, Amager, Frederiksberg eller i Indre By. Hvis du sjældent møder op, betyder den præcise placering måske mindre. Vil du derimod afhente post, bør du undersøge transporttid og mulighederne for afhentning.

Se også på, hvordan adressen skal skrives. Nogle løsninger kræver en c/o-linje med udbyderens navn; andre lader virksomheden bruge adressen uden c/o. Det er især relevant, hvis du ønsker en bestemt adressevisning i CVR og på virksomhedens materialer.

Hos Flexum Coworking ligger adressen på Lyngbyvej 83A, 2100 København Ø. Den billigste løsning, Essential, kræver c/o Flexum Coworking. Professional og Executive giver adresse uden c/o.

Hvor ofte skal du bruge din fysiske post?

Mange virksomheder modtager det meste digitalt, men fysiske breve er ikke forsvundet. Spørgsmålet er, hvor hurtigt du skal kunne læse dem.

Hvis der går uger mellem virksomhedens breve, kan behandling én gang om ugen være tilstrækkelig. Får du regelmæssigt dokumenter, du skal handle på, kan to faste behandlingsdage være mere praktiske. Har du behov for at kunne få breve scannet næsten hver arbejdsdag, skal du vælge en løsning, der understøtter det.

Hos Flexum får du besked med billede, når der kommer breve og pakker. Med Essential kan breve scannes, afhentes eller sendes om torsdagen. Professional har de samme muligheder mandag og torsdag. Executive tilbyder scanning og afhentning alle hverdage, mens breve sendes mandag og torsdag.

Det er en konkret forskel i service. Vælg efter, hvor hurtigt du skal have adgang til brevets indhold, og hvor ofte du har behov for at få selve brevet videresendt.

Hvad koster post og pakker ud over abonnementet?

En lav abonnementspris er lettest at vurdere, når du kender prisen på de handlinger, du faktisk bruger. Undersøg især porto, ekstra behandling af breve og gebyrer for pakker.

Med Flexums Essential koster abonnementet 165 kr. pr. måned ved årlig betaling eller 198 kr. ved månedlig betaling. Forsendelse af breve på den faste behandlingsdag er inkluderet, men porto lægges til. Professional koster 248 kr. pr. måned ved årlig betaling eller 298 kr. ved månedlig betaling; her er porto for breve inkluderet på de faste forsendelsesdage.

Executive koster 581 kr. pr. måned ved årlig betaling eller 698 kr. ved månedlig betaling. Løsningen har hyppigere scanning og afhentning, porto inkluderet ved brevenes faste forsendelser og et lavere håndteringsgebyr pr. pakke. Alle nævnte priser er ekskl. moms.

Pakker sendes løbende hos Flexum. Der er et håndteringsgebyr pr. pakke, og porto kommer oveni ved videresendelse. For en virksomhed, der ofte får leverancer, kan disse udgifter have større betydning end en mindre forskel i abonnementspris.

Én virksomhed eller både drift og holding?

Har du både et driftsselskab og et holdingselskab, skal du kontrollere, hvor mange virksomheder aftalen omfatter. To selskaber er selvstændige juridiske enheder, selv om ejeren er den samme.

Flexums Essential og Professional er beregnet til én virksomhed. Executive kan omfatte op til to virksomheder i form af drift og holding. Hver virksomhed skal stadig registreres og godkendes korrekt. Det er derfor ikke nok blot at sætte begge selskaber på adressen efter at have oprettet en aftale for det ene.

For en ejer med to selskaber kan antallet af omfattede virksomheder være mindst lige så vigtigt som postens behandlingsdage.

Hvornår må virksomheden tage adressen i brug?

En virtuel adresse kan ikke bruges, blot fordi du har udfyldt en ansøgning. Udbyderen skal have behandlet den, og aftalen skal være på plads. Hos Flexum omfatter forløbet blandt andet kontrakt, identitetsdokumentation, godkendelse og betaling af den første periode. Først derefter må virksomheden bruge adressen.

Planlæg derfor et adresseskift i god tid. Hvis du opretter en ny virksomhed, bør du også sikre dig, at du skriver det korrekte virksomhedsnavn og den aftalte adresseform i registreringen. Det samme navn skal bruges på den post, du forventer at modtage.

Vælg efter virksomhedens arbejdsdag

Den rigtige løsning er ikke nødvendigvis den med flest ydelser. En enkelt virksomhed med lidt fysisk post kan have god gavn af Essential. En virksomhed, der ønsker adresse uden c/o og adgang til breve to gange om ugen, kan se nærmere på Professional. Executive er relevant, hvis der er behov for hyppigere brevbehandling eller en løsning til både drift og holding.

Har du også brug for en fast arbejdsplads, mødelokaler eller plads til lager, skal du undersøge det særskilt. En virtuel kontoradresse giver ikke i sig selv ret til at bruge fysiske lokaler.

Du kan se de aktuelle priser, adressevilkår og muligheder for posthåndtering hos Flexum Coworking, hvis du overvejer et virtuelt kontor i København Ø. Sammenlign derefter løsningerne med den post, de pakker og de virksomheder, du faktisk skal have på adressen.